回案例與經驗
許多企業同時使用 ERP、CRM 與各種內部系統，但系統之間的資料往往要靠人工複製貼上。業務在 CRM 更新客戶資料、會計在 ERP 建立訂單、倉管再到內部系統開出貨單——同一筆資料被輸入三次，任何一次打錯都會一路錯下去。
這篇文章整理我們協助企業串接既有系統時的做法：從盤點資料流、設計觸發條件，到上線後如何監控，讓跨系統的重複作業交給排程自動完成。
為什麼系統資料總是對不起來？
資料對不起來，通常不是某個系統壞了，而是「系統之間沒有人負責」。常見的狀況有：
- 同一個客戶在 ERP 與 CRM 用不同的編號
- 訂單狀態只在一個系統更新，其他系統要等人工通知
- 每個月底要花好幾天，用試算表人工對帳
系統本身都沒問題，問題是每天有人在當「人肉 API」。 — 某製造業資訊部主管（原型示意）
第一步：盤點資料在哪裡流動
動手串接之前，我們會先畫出資料流向圖，弄清楚每筆資料「從哪裡產生、被誰使用、在哪裡結束」。
找出最值得先串的流程
不是每條資料流都要馬上自動化。我們會用三個條件排序：發生頻率高、規則明確、出錯成本高。三項都符合的，就是最好的起點。
手動與自動化的差異
| 項目 | 人工作業 | 自動化流程 |
|---|---|---|
| 訂單同步 | 每天下班前手動匯出、匯入 | 每 5 分鐘自動同步 |
| 客戶資料更新 | 業務另外寫信通知會計 | CRM 更新後即時寫入 ERP |
| 出貨任務建立 | 倉管看報表後手動開單 | 訂單成立自動建立出貨任務 |
| 錯誤發現 | 月底對帳才發現 | 同步失敗立即通知負責人 |
第二步：設計觸發條件與例外處理
自動化流程的核心是「什麼時候要做什麼事」。我們會把每一條規則寫成明確的觸發條件，例如下面這個訂單同步的設定：
{
"trigger": "erp.order.created",
"schedule": "every 5 minutes",
"actions": [
{ "to": "crm", "do": "update_customer" },
{ "to": "internal", "do": "create_shipment" }
],
"on_error": "notify_owner"
}設定裡的 on_error 很重要：同步失敗時，系統會立刻通知負責人，而不是默默跳過。
哪些情況要交給人處理？
- 金額超過設定上限的訂單
- 找不到對應客戶編號的資料
- 同一筆資料在短時間內被修改多次
第三步：上線與持續監控
流程上線後，我們會先在測試環境跑一段時間，確認資料正確後再逐步切換。下面這段影片示範監控面板的使用方式：
影片｜監控面板操作示範（進入頁面自動播放、靜音）
想了解更多，可以參考我們的服務流程，看看從需求訪談到維運的完整步驟。
結語
系統串接不需要一次到位。從一條最常出錯的資料流開始，驗證成效後再逐步擴大，就能在不打亂現有工作的情況下，讓資料真正流動起來。